– INFORMATIVA CLIENTI –

AI SENSI DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

1. identità e dati di contatto del titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento (di seguito anche “Titolare” o “Professionista”) è individuato nella convenzione d’incarico tra il professionista stesso e il committente. Il Titolare è raggiungibile presso lo studio in via Einaudi n. 4 a Mestre (Venezia), telefonicamente allo +39-0418392826 e per email utilizzando il modulo “CONTATTI” del sito web www.quotazero.eu.

2. categorie dei dati personali, finalità, base giuridica del trattamento e modalità di trattamento

I dati personali raccolti (identificativi, contabili, commerciali, amministrativi, fiscali ed eventuali giudiziari) direttamente riferiti al committente dell’incarico professionale (quando persona fisica) o, per i dati essenzialmente identificativi ed eventualmente giudiziari, agli altri interessati (quali collaboratori, dipendenti, referenti etc.) comunicati in esecuzione e nello svolgimento dei rapporti con il Titolare e in osservanza e nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento e protezione dei dati personali, sono utilizzati dal Titolare nel completo rispetto del principio di correttezza e liceità e delle disposizioni di legge per adempiere a finalità strumentali e funzionali allo svolgimento del rapporto in essere nella fase precontrattuale e contrattuale, comprensiva dell’esecuzione di tutte le attività ad esso relative. Il trattamento dei dati personali per tali finalità è necessario e non richiede il Suo consenso. Il rifiuto di fornire i dati comporta l’impossibilità per il Professionista di instaurare e dare esecuzione all’incarico professionale ricevuto ovvero nell’adempimento di obblighi legali ai quali è soggetto il Titolare. I dati personali non saranno oggetto di trattamenti automatizzati.

2a. finalità di pubblicazione

Previa raccolta di un Suo consenso esplicito e specifico, i Suoi dati personali riguardanti la proprietà e l’ubicazione dell’opera oggetto dell’incarico professionale, saranno trattati per finalità di pubblicazione su riviste, saggi, giornali, siti internet, ecc. Per quanto attiene alle finalità di pubblicazione, il consenso è facoltativo e la non accettazione non comporta alcuna conseguenza sull’esecuzione dell’incarico professionale. In ogni momento avrà la possibilità di verificare e revocare l’eventuale consenso fornito per tali finalità.

3. ambito di comunicazione e destinatari dei dati

I dati personali raccolti non saranno oggetto di divulgazione e di diffusione. La comunicazione a terzi, diversi dal Titolare e dagli incaricati al trattamento, è prevista verso gli enti pubblici per gli adempimenti di legge, nonché, ove necessario per le finalità indicate, verso soggetti e società terze, quali consulenti in materia contabile e fiscale, consulenti legali e di settore, società di recupero del credito e consulenza contrattuale, consulenti di direzione, società terze di fornitura e assistenza informatica impegnate nel corretto e regolare perseguimento delle finalità descritte, istituti bancari, imprese coinvolte nell’esecuzione dell’opera oggetto dell’incarico professionale. In ogni caso il trattamento da parte di soggetti terzi dovrà avvenire secondo correttezza e nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti.

4. trasferimento dati all’estero

I dati personali non saranno trasferiti all’estero verso Paesi diversi da quelli appartenenti all’Unione Europea, che non assicurino adeguati livelli di tutela delle persone.

5. diritti riconosciuti all’interessato

In relazione al trattamento dei dati personali l’interessato ha diritto di chiedere al titolare la conferma dell’esistenza dei dati personali che lo riguardano, ottenere l’accesso ai dati personali, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati presso altro titolare. Ha inoltre diritto di opporsi al trattamento per motivi legittimi. Poiché il trattamento ai fini dell’esecuzione dell’incarico professionale non è subordinato al consenso, non può essere esercitato il diritto di revoca del consenso. Si ricorda infine che l’interessato ha sempre il diritto di proporre un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali per l’esercizio dei suoi diritti o per qualsiasi altra questione relativa al trattamento dei suoi dati personali. I predetti diritti potranno essere esercitati mediante richiesta inoltrata al Titolare ai recapiti sopra indicati.

6. tempo di conservazione

I dati saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle finalità amministrative, contabili e fiscali relativi al rapporto contrattuale instaurato e altresì discendenti dagli obblighi previsti dalla legge, comunque entro i termini prescrizionali fissati per i diritti e gli obblighi sottesi al trattamento. I criteri utilizzati per determinare il periodo di conservazione sono stabiliti dalla legge italiana in materia di prescrizione, ivi inclusa la normativa civilistica e fiscale per quanto riguarda il trattamento dei dati amministrativo-contabili, anche tutela degli interessi legittimi del titolare. I dati trattati saranno custoditi dal Titolare del trattamento presso lo studio di cui al paragrafo 1.

– INFORMATIVA COLLABORATORI –

ISTRUZIONI OPERATIVE SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Chiunque nello svolgimento delle proprie attività tratti dati personali deve seguire le seguenti istruzioni operative. Nello svolgimento della Sua attività deve usare la massima riservatezza e discrezione in relazione ai dati di cui sopra, curando attentamente la loro protezione.

ISTRUZIONI DI CARATTERE GENERALE:

– Trattare i dati in modo lecito e secondo correttezza;
– Comportarsi nel pieno rispetto delle misure di sicurezza, custodendo e controllando i dati oggetto di trattamento in modo da evitare i rischi, anche accidentali, di distruzione o di perdita, di accesso non autorizzato;
– Raccogliere e registrare i dati esclusivamente per le finalità strettamente necessarie allo svolgimento della Sua attività;
– Verificare che i dati trattati siano pertinenti, completi e non eccedenti le finalità per le quali siano stati raccolti e successivamente trattati;
– Verificare, ove possibile, che siano esatti e se necessario aggiornarli;
– Conservarli per il periodo strettamente necessario, rispettando le misure di sicurezza;
– Se vengono richiesti via telefono dati personali è necessario accertarsi che il richiedente abbia titolo per richiederli. In caso di dati sensibili o in circostanze particolari, si devono utilizzare mezzi più sicuri di comunicazione dei dati;
– Comunicare o eventualmente diffondere o trasferire all’estero i dati esclusivamente ai soggetti autorizzati a riceverli legittimamente per le finalità per le quali gli stessi sono stati raccolti e comunque nel rispetto delle istruzioni ricevute;
– Non comunicare alcun dato a persone non legittimate (es. Autorità Giudiziaria) o autorizzate dallo Studio (Responsabili e/o Incaricati del trattamento dei dati) a riceverlo.

TRATTAMENTO DEI DATI IN MODO CARTACEO:

– Prima di inviare un fax o una email contenente dati personali è necessario accertarsi che il destinatario sia identificato e nel caso dei fax sia pronto a riceverli e che non vengano abbandonati presso la macchina ricevente visibile a chiunque;
– Prima di ricevere un fax contenente dati si deve verificare che il documento in arrivo non possa in alcun modo essere visto da terzi soggetti, anche se incaricati, ma non autorizzati;
– Non fare copie, per uso personale, dei dati su cui si svolgono operazioni di ufficio;
– La riproduzione fisica (fotocopie) di documenti contenenti dati personali sensibili e/o giudiziari è vietata se non espressamente autorizzata dal Responsabile di riferimento. La riproduzione deve essere sottoposta alla medesima disciplina dei documenti originali;
– Se è necessario allontanarsi dalla scrivania non abbandonare a vista documenti con dati sensibili / giudiziari, ma inserirli in una cartellina provvisoria anonima e coprente;
– I fascicoli o documenti contenenti dati sottoposti a trattamento devono essere riposti in cassettiere con chiusura a chiave o riposti in una stanza separata dai luoghi di frequentazione del pubblico o comunque di persone non autorizzate al trattamento;
– Evitare di riportare sulle copertine o sui fascicolatori dati personali, ma utilizzare codici o acronimi non individuabili;
– L’accesso agli archivi contenenti documenti cartacei, contenenti dati personali, soprattutto se di tipo sensibile o giudiziario deve essere controllato e qualora gli stessi non siano dotati di strumenti elettronici per il controllo degli accessi le persone che vi accedono devono essere preventivamente autorizzate; ove possibile chiudere a chiave gli archivi;
– Tutti i documenti che non devono essere conservati per legge, devono essere distrutti al termine del loro utilizzo;
– La distruzione dei documenti cartacei, nei limiti consentiti dalla legge, deve essere effettuata all’interno della propria unità ed utilizzando gli appositi apparecchi “distruggi documenti” o in assenza essere sminuzzati in modo da non essere più ricomponibili;
– Quando i documenti cartacei, soprattutto se contenenti informazioni particolarmente rilevanti e/o dati sensibili/giudiziari, devono essere trasportati all’interno/esterno della sede dello Studio si devono utilizzare buste, raccoglitori o contenitori chiusi e non devono essere abbandonati o lasciati incustoditi al fine di impedire un accesso non autorizzato.

TRATTAMENTO DEI DATI IN MODO ELETTRONICO:

– La conservazione dei documenti informatici deve essere gestita in cartelle di rete condivise secondo una architettura definita dal Titolare del trattamento con profilazione di accessi;
– Utilizzare cartelle di rete come strumento di condivisione dei documenti con altre funzioni aziendali al fine di limitare l’utilizzo delle email con allegati documenti con dati personali;
– Attivare il salvaschermo del PC in caso di abbandono, anche temporaneo, della propria postazione di lavoro;
– Non rivelare o fare digitare password personali sul proprio pc dal personale della Direzione ICT; questi devono accedere con proprie credenziali e autorizzati da specifica lettera;
– I supporti magnetici od ottici contenenti dati personali devono essere cancellati prima di essere utilizzati;
– In caso di allontanamento anche temporaneamente dal proprio posto di lavoro si dovrà verificare che non vi sia possibilità da parte di terzi non autorizzati di accedere ai dati per i quali è in corso un qualsiasi tipo di trattamento;

Qualsiasi operazione di trattamento svolta con modalità o per finalità non conformi a quelle sopra indicate costituisce una violazione del Regolamento Europeo 2016/679 sul trattamento dei dati, degli impegni nei confronti dello studio e dà luogo a responsabilità.